アップデート: 権限管理

組織の規模や役割に応じて、データへのアクセス範囲は変わるべきです。すべてのメンバーがすべての情報を見られる環境もありますが、チーム別・役割別にアクセス可能な情報を分ける必要がある場合もあります。

今回のアップデートでは、既存の権限管理機能をさらに精緻に拡張しました。組織全体レベルの役割ベースの権限管理に加えて、ダッシュボードやビュー単位できめ細かくアクセス権限を設定できる機能を追加しました。これで「誰がどの機能を使えるか」だけでなく、「誰がどのデータや分析結果を見られるか」まで制御できます。

Deskroomの権限管理の考え方

Deskroomは、柔軟で体系的な権限管理がデータに基づく意思決定の土台になると考えています。

権限管理が緩すぎると機密情報が不必要に露出し、厳しすぎると必要な人が必要なデータにアクセスできず、業務効率が低下します。Deskroomは、このバランスを組織自身が設計できるべきだと考えています。

そこでDeskroomは、3つのレベルの権限管理を提供します。組織全体に適用される役割ベースの権限、個々のダッシュボードに適用されるコンテンツ権限、検索ビューに適用されるビュー権限です。この3つを組み合わせれば、フラットな組織から階層的な組織まで、どんな構造にも合うアクセス制御の仕組みを構築できます。

役割と権限を中心とした権限管理

組織全体レベルで機能へのアクセス権限を管理する、最も基本的な方法です。

各ユーザーは1つの役割を持ち、役割ごとに複数の権限を設定できます。例えば「エージェント」の役割はインスタンスの照会のみ可能に、「アナリスト」の役割はダッシュボードの作成や編集まで可能に設定できます。

応対チームには顧客データの照会と検索のみを許可し、データ分析チームにはダッシュボードの作成や編集を許可し、管理者だけが組織設定を変更できるようにしたいときに便利です。

ダッシュボードの権限管理

特定のダッシュボードへのアクセス権限を個別に管理します。

基本的に、ダッシュボードは作成者と管理者だけが見られます。必要な人にのみ閲覧または編集の権限を付与できるため、Aダッシュボードはマーケティングチームと共有し、BダッシュボードはCSチームと共有するといった運用が可能です。

マーケティング成果ダッシュボードはマーケティングチームだけに、CSトレンドダッシュボードはCSチーム全体が見られるが編集はチームリーダーだけに、役員専用ダッシュボードは役員だけに共有したいときに活用してください。

ビューの権限管理

検索画面のビューへのアクセス権限を個別に管理します。

ビューは、よく使うフィルターの組み合わせやカラム設定を保存しておく機能です。基本的に、ビューは作成者と管理者だけが見られ、必要な人にのみ閲覧または編集の権限を付与できます。

よく使う検索フィルターの組み合わせをチームメンバーと共有したいとき、機密データを含むビューを特定の人にのみ共有したいとき、新入社員にあらかじめ設定されたビューを提供して素早く業務を始められるようにしたいときに便利です。

権限管理の活用シナリオ

権限管理機能を組み合わせれば、さまざまな業務状況に合ったアクセス制御が可能です。

**全員が同じデータを見つつ、設定変更は制限したいとき、**管理者とメンバーの2つの役割だけを使い、ダッシュボードとビューは全体に共有します。データへのアクセスは開いておきつつ、組織設定やオントロジーの修正は管理者だけができるように制限する方法です。

**部署ごとに関心のあるデータが異なるとき、**マーケティングチーム、CSチーム、運用チームなど部署ごとに役割を作成し、各部署に合ったダッシュボードとビューを作って該当部署にのみ共有します。各チームは自分の業務に関連するデータに集中できます。

**同じダッシュボードを共有しつつ、編集権限は一部の人にだけ与えたいとき、**ダッシュボードをチーム全体に閲覧権限で共有し、チームリーダーや担当者にのみ編集権限を付与します。誰でもデータを確認できますが、ダッシュボードの構造は担当者だけが変更できます。

**機密情報を含む分析結果を制限したいとき、**役員専用ダッシュボードや人事関連ビューは特定の人にのみ共有します。直接リンクを知っていても権限がなければアクセスできないため、情報漏洩のリスクを減らせます。

**新入社員が素早く業務に適応できるようにしたいとき、**よく使うフィルターの組み合わせやカラム設定が含まれたビューをあらかじめ作って共有します。新入社員は最初から検索条件を設定する必要なく、すぐに必要なデータを照会できます。

**外部の協力会社に一部のデータだけを共有したいとき、**協力会社の担当者に特定のダッシュボードだけを閲覧権限で共有します。必要な情報は提供しつつ、ほかの社内データにはアクセスできないように制限できます。

ささやかながら便利なアップデート

プロパティ値の自動追加

AIが既存のプロパティ値では分類が難しいデータに出会った場合、新しいプロパティ値を自動的に追加できます。

プロパティ設定で［自動生成 ON］を有効にすればよく、デフォルトは無効の状態です。自動的に生成されたプロパティ値には自動生成タグが表示され、手動で追加した値と区別されます。